Gesprächspartner richtig begrüßen – Der Knigge fürs Business

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Gesprächspartner richtig begrüßen

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Wie verhalten Sie sich richtig, wenn Sie zu einem Vorstellungsgespräch geladen werden? Hängt gar der Erfolg eines vielversprechenden Projekts von dem ersten Eindruck ab, den Ihr Geschäftspartner von Ihnen erhält? So lapidar das Thema Begrüßung auch klingt, so birgt es genügend Fallstricke. Gerade in Ihnen unbekannten Situationen ist es wertvoll, wenn Sie sich an die Berufsknigge halten. Denn, nur mit einem einfachen Händedruck ist es teils nicht getan.


Das Alphatier entscheidet

Im Berufsleben hat Ihr Vorgesetzter oder ein Ihnen höher gestellter Geschäftspartner das Sagen. Sprichwörtlich ist er das Alphatier, das zuerst aktiv in die Situation hineintritt. Dieses Vorgehen ist altbekannt, kommt im Berufsleben aber häufig zu kurz. Schon bei den Wikingern war es verpönt, wenn niedrig gestellte Bürger ihren Führern einen verfrühten Gruß zuwarfen – oder sie gar mit Geschenken bedachten. Im modernen Business tritt dieses Verhalten wieder zutage – zumindest in puncto Körperkontakt. Bevor Sie mit zum Handschlag ausholen, sollten Sie Ihren hochrangigen Gesprächspartner beobachten. Streckt der Ihnen die Hand entgegen, greifen Sie zu. Hält er sich mit Körperkontakten zurück und beschränkt sich auf die verbale Grußformel, lassen auch Sie es darauf beruhen.

Aber Vorsicht, denn diese Szenerie betrifft Sie nicht nur, wenn Sie mit Ihrem Vorgesetzten interagieren. Als Ihnen höher gestellte Person gelten auch Ihre Kunden oder Gäste. Selbst, wenn Sie einen Kunden als Geschäftsführer empfangen, liegt es an Ihrem Gast, das Händeschütteln anzubieten.

Steht bei Ihnen ein Vorstellungsgespräch an, könnte Ihnen dieses Video schon einmal helfen:

Das Video fasst sehr ausführlich die üblichen Fehler bei Begrüßungen auf und erklärt Ihnen, worauf Sie achten müssen.


Verbale Begrüßungen – wie geht es richtig?

Schon beim Eintreten in ein Meetingszimmer, in den Fahrstuhl oder in ein Büro lauern Fallen auf Sie. Schneller, als Sie sich versehen, schnappen die Fallen zu. Welchen Eindruck macht es, wenn Sie auf ein fröhliches »Moin« mit »Guten Tag« antworten? Oder einem »Servus« mit »Guten Morgen« entgegnen?

Sicher, der Eindruck hängt von der Gelassenheit Ihres Gesprächspartners ab. In einer offiziellen Situation kann ein abweichender Gruß aber belehrend wirken. Versuchen Sie daher, grundsätzlich auf dieselbe Art zu antworten, die Ihr Gesprächspartner nutzte. Sprich: Auf »Moin« antworten Sie mit »Moin« und selbst als Norddeutscher grüßen Sie beim Treffen mit einem süddeutschen Gesprächspartner den Gott.

Während der Ranghöhere entscheidet, ob er Ihnen gegenüber einen Handschlag wünscht, entscheidet er nicht ob der verbalen Begrüßung. Diese geht grundsätzlich von Ihnen aus. Im Berufsleben gilt: Der Rangniedrigere spricht zuerst die Begrüßung aus.

Aber wann beginnen Sie mit Ihrer Begrüßung? Nun, immer, wenn Sie einen Raum betreten. Unabhängig davon, ob Sie in einen Fahrstuhl kommen, ein fremdes Büro aufsuchen oder ein Ladenlokal betreten. Besteht ob der Hierarchie Unklarheit, grüßen Sie Ihr Gegenüber einfach, sobald Sie ihn oder sie erblicken.


Der Fallstrick Händedruck

Jemandem die Hand geben. Wie oft haben Sie diese Geste schon ausgeführt? Und welche Gefühle befielen Sie, wenn Ihnen jemand die Hand gab? Der erste Händedruck kann bereits über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Männer und Frauen auf allen Ebenen finden meist nichts abstoßender, als einen laschen Händedruck zu kassieren. Wirkt die gegebene Hand kühl, labbrig und erinnert an einen schon lange nicht mehr zappelnden Fisch, reagieren wir gerne unwillkürlich mit Ekel. Fassen Sie sich und greifen Sie beherzt zu! Sie sollen natürlich nicht die Hand Ihres Gegenübers zerdrücken, aber fest und nachdrücklich sollte Ihr Handschlag schon sein.

Händedruck üben

Geben Sie sich selbst einmal die Hand und probieren Sie verschiedene Stärken aus. Oder testen Sie mit Ihrer Partnerin oder Ihren Freunden den korrekten Druck.

Ein Händedruck kann aber nicht nur aufgrund der fehlenden Stärke unangenehm sein. Sind Sie aufgeregt, bilden Ihre Hände gerne Schweiß aus. Damit Ihr Gegenüber nicht gleich in eine glitschige Hand packt, tragen Sie nun stets ein Taschentuch in der rechten Hosentasche mit sich. Trocknen Sie sich unauffällig vor dem Eintreten die Hand ab und greifen Sie nun beherzt zu. Die Dauer des Händedrucks beträgt im besten Fall nur zwei Sekunden.

Wenn Ihr Gegenüber zu aufdringlich wird

Ist Ihr Gegenüber ein Klammeraffe und gibt Ihre Hand gar nicht mehr frei? Jetzt können Sie beherzt zum toten Fisch greifen und Ihre Hand entspannen. Sie werden sehen, dass Ihr Gegenüber Ihre Hand gleich freigibt.

Übrigens schauen Sie Ihrem Gesprächspartner während des Händedrucks – und der verbalen Begrüßung – in die Augen. Zollen Sie im Respekt, blicken Sie ihn an und nehmen Sie die Hände aus den Taschen. Letzteres gilt als eine Geste des Vertrauens. Die offen gezeigte zweite Hand sagt aus, dass Sie keine heimlichen Absichten hegen oder zu einer Gefahr werden könnten.

Dass eine Sonnenbrille während der Begrüßung, und bestenfalls während des gesamten Gesprächs, in Ihre Tasche gehört, ist Ihnen natürlich bewusst. Allerdings gibt es hier auch Ausnahmen. Trägt Ihr Geschäftspartner eine Sonnenbrille oder halten Sie das Treffen im Außenbereich ab, können Sie die Sonnenbrille nach der Begrüßung unter Umständen wieder aufsetzen. Orientieren Sie sich einfach an Ihrem Partner. Behandschuhte Hände gelten als Sünde, wenn Ihr Gegenüber keine Handschuhe trägt.


Treffen mit mehreren Personen – wie sieht nun die Begrüßung aus?

Stoßen Sie geschäftlich gleich auf mehrere Personen, treten schon wieder neue Fallstricke auf. Denn, wem reichen Sie zuerst die Hand oder wen begrüßen Sie zuerst? Kennen Sie mindestens eine Person im Raum, ist diese Ihr erster Ansprechpartner. Korrekt wäre nun, dass Ihr Bekannter Sie den restlichen Anwesenden vorstellt. Müssen Sie die Rolle des Vorstellenden übernehmen, wenden Sie sich zuerst an die wichtigste Person und arbeiten sich hierarchisch nach unten vor. Doch grundsätzlich gilt: Stellen Sie sich immer mit einem Gruß, Ihrem Vor- und Ihrem Nachnamen vor.

Treffen Sie sich mit einer Gruppe, in der keine klare Rangordnung vorherrscht, dürfen Sie es sich einfach machen. Reichen Sie reihum jedem die Hand und grüßen Sie freundlich. Bei Ihrem ersten Gesprächspartner nennen Sie noch Ihren Namen. Ist die Gruppe sehr groß oder stehen die Personen verstreut im Raum, wiederholen Sie Ihren Namen von Zeit zu Zeit. Sollte Ihnen Ihr Gegenüber die Hand reichen, wird vermutlich von Ihnen ein kurzes Gespräch erwartet.


Visitenkarten annehmen

Gerade in größeren Gruppen oder auf Konferenzen kommt es vor, dass Ihnen Visitenkarten gereicht werden – oder Sie Ihre verteilen. Aber auch bei einem Geschäftstermin außer Haus können Sie die praktischen Kärtchen nutzen. So erleichtern Sie dem Empfang beispielsweise mit Ihrer Visitenkarte die Anmeldung. Treffen Sie nun auf Ihren Gesprächspartner, können Sie die Visitenkarten mit ihm tauschen. Als Gast reichen Sie zuerst die Karte, erwarten Sie einen Kunden in Ihren Räumen, nehmen Sie dessen Visitenkarte zuerst entgegen.

Seien Sie aufmerksam

Die Übergabe der Karte erfordert wieder Blickkontakt. Lesen Sie die Ihnen überreichte Karte unbedingt aufmerksam durch. Nicht nur hilft Ihnen das Lesen bei der Anrede Ihres Gegenübers, Sie zollen ihm durch Ihre Aufmerksamkeit auch Respekt.


Zielsicher begrüßen – auf den Punkt gebracht

Ab sofort ist der Knigge fest in Ihrem Bewusstsein verankert. Sind Sie doch einmal unsicher, wie Sie sich bei der Begrüßung korrekt verhalten, hilft unsere Checkliste:

Mündliche Begrüßung vom Rangniedrigeren zum Ranghöchsten,

  • wer eintritt, der grüßt zuerst,
  • Grußworte des Grüßenden wiederholen,
  • Hand geben: Der Ranghöhere entscheidet über Körperkontakt,
  • Kunden und Gäste sind ranghöher,
  • der Händedruck dauert bis zu 2 Sekunden,
  • Blickkontakt beim Händedruck,
  • Bei der Begrüßung beide Hände präsentieren,
  • Gereichte Hände werden entgegengenommen,
  • Ranghöhere Personen stellen rangniedrige vor,
  • Vorstellung: Gruß, Vorname, Nachname,
  • Visitenkarten: Gast übergibt die Karte zuerst,
  • Visitenkarten stets lesen.