Software für Existenzgründer und Jungunternehmer – unsere Tipps

By TVG
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Haben Sie eine clevere Geschäftsidee, die auf einem smarten, schmackhaften oder witzigen Produkt oder auf einer personenbezogenen, produktbegleitenden oder wissensbasierten Dienstleistung beruht? Und möchten Sie mit Ihrer Idee den Schritt in die Selbständigkeit oder in die nebenberufliche Selbständigkeit wagen? Ja? Dann sind Sie vermutlich gerade an dem Punkt, an dem eine Flut von Fragen – sei es aus Ihrem Inneren, aus dem engsten Umfeld oder von der Seite möglicher Geldgeber und Förderer – auf Sie als künftigen Businessman hereinbricht.

Wir wollen Ihnen helfen, der Beantwortung wenigstens eines kleinen Teils dieser vielen Fragen näherzukommen. Denn eins ist gewiss: Wer zum Existenzgründer wird, der braucht neben der Büroausstattung oder – ultra hip – einem Coworking-Space, möglichen Maschinen und Angestellten und vor allem natürlich Kunden, Kunden und Kunden zwingend auch Software beziehungsweise diverse Tools. Doch welche Software ist für junge Unternehmer notwendig, welche lohnt die Investition oder ist gar kostenlos verfügbar und auf welche Programme kann der frischgebackene Geschäftsmann zunächst eher verzichten? Das ist es, was Sie wissen müssen und was Sie in Ihrem Businessplan berücksichtigen sollten. Sie sind begierig auf Rat? Dann legen wir los!

Software für junge Unternehmer – was kaufen, was (vorerst) nicht?

Am Anfang sind die Prozesse noch unausgereift und fehlerhaft. Geschäftsführung und Personal sind noch nicht eingespielt. Ineffizientes Arbeiten, uninformierte Mitarbeiter, Material- oder gar Produktengpässe oder das Nichtbeachten von Kundenanfragen sind jedoch Missstände, die sich kein Unternehmen leisten kann – erst recht kein junges Unternehmen. Daher gilt es, Abläufe und Verantwortlichkeiten von Tag eins der Existenzgründung an bestmöglich zu gestalten, zu organisieren und zu fixieren. Die richtige Software, das heißt die richtigen Betriebssysteme, Anwendungen und Tools helfen Ihnen bei der Organisation reibungsloser Geschäftsabläufe.

Existenzgründung – Software, die Sie be- und anschaffen sollten

Die Angebote an Software sind ebenso zahlreich wie die Anbieter. Für fast alle Geschäftszweige existieren inzwischen viele verschiedene Softwarelösungen. Zweifellos sind längst nicht alle Programme und alle Software-Komponenten für jedes Start-up und jede Branche sinnvoll und notwendig. Letztendlich wissen Sie selbst am besten, welche Anwendung Ihre Arbeit erleichtert und Ihnen Zeit spart und in welchem Verhältnis Arbeits- und Zeitersparnis zu den eventuellen Kosten stehen.

In der überwiegenden Zahl der Fälle sind die folgenden Programme für den Anfang wichtig:

  • Software für Büroanwendungen
    Kaum ein Unternehmer kommt um das Erstellen von Texten, Präsentationen und Tabellenkalkulationen herum. Im Office-Paket von Microsoft sind Word, Excel, PowerPoint und wahlweise noch weitere Komponenten wie Outlook oder OneNote enthalten. Auch Google bietet ein komplettes Office-Softwarepaket an – Google Drive. Dies ist kostenlos erhältlich, kann von mehreren Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten gleichzeitig und gemeinsam bedient werden und sichert die Daten auf einem Server. Der Ausfall des Rechners verursacht in diesem Fall weniger Schaden. Auf Wunsch finden Sie noch weitere kostenlose Alternativen zu Microsoft Office.
  • Rechnungs- und Buchhaltungssoftware
    Natürlich müssen Sie als junger Unternehmer Angebote und Rechnungen schreiben und möglicherweise auch die Lohnabrechnung durchführen. Und: Eine Steuererklärung abzugeben und einen Jahresabschluss zu erstellen, ist etwas, das jedem Existenzgründer bevorsteht. Gerade, wenn Mann keine große Affinität für Zahlen hat und sich bei der Buchhaltung zunächst unsicher ist, ist eine entsprechende Software von Vorteil. Fehlerhafte und fehlende Angaben in den Büchern, die Geldstrafen oder gar den Verlust der Gewerbeberechtigung zur Folge haben, können dank der automatischen Überprüfung aller Angaben vermieden werden. Eine solche, bei Bedarf um Microsoft Office zu ergänzende Software für Start-ups und kleine Unternehmen bietet Sage ebenso an wie Lexoffice mit seiner Online-Buchhaltungssoftware – siehe hierzu auch einen Vergleich auf mysoftware.de.
  • Software für das Projektmanagement
    Wenn Ihre Projekte sehr komplex sind, es bei Ihnen viele Prozesse gibt und größere Projektteams beteiligt sind, bietet sich ein Tool an, das die Zeit- und Terminplanung sowie das Aufgaben-, Ressourcen-, Kosten- und Qualitätsmanagement übersichtlich gestaltet. Tools wie Asana und Clarizen unterstützen alle Mitarbeiter eines Projekts in allen Projektphasen bei der Kommunikation und Zusammenarbeit.
  • Software für Adress- und Kontaktverwaltung (CRM, Customer Relationship Management)
    Adressbücher, Visitenkartensammlungen und Excel-Tabellen sind für ein erfolgreiches Kontaktmanagement nicht mehr zeitgemäß. Dank einer CRM-Software können die Daten und Adressen von Interessenten, Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten gespeichert und in allen Bereichen des Unternehmens – vom Vertrieb über das Marketing bis hin zum Service – genutzt werden. Das Programm ermöglicht eine nachvollziehbare, zielgerichtete Kommunikation im rechtskonformen Rahmen (Stichwort: EU-DSGVO). Und aufgrund der Analyse der gespeicherten Daten können Maßnahmen für das Gewinnen von Neukunden, das Halten von Bestandskunden sowie das Wiedergewinnen von ehemaligen Kunden festgelegt werden.

Für alle Jungunternehmer, die sich und ihr Team nicht mit zu vielen Anwendungen überfordern möchten (ergänzender Lesestoff: Tipps zur nebenberuflichen Selbstständigkeit), gibt es auch speziell für Existenzgründer zusammengestellte Software, die das Schreiben von Angeboten, die Erstellung von Rechnungen, das Verwalten von Kunden und Produkten und dergleichen mehr in einem einzigen Programm erlauben. Beispiele hierfür sind orgaMAX oder bizSoft.

Kostenlose Tools, die Sie bei der Existenzgründung und bei der Unternehmensführung unterstützen können, bietet übrigens auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technik.

Existenzgründung – Software der Kategorie „nice to have“

Ebenso wie es Tools gibt, die für einen erfolgreichen Unternehmer von Anfang an wichtig sind, gibt es auch Tools, die vorerst vernachlässigt werden können, deren Einführung aber nichtsdestotrotz viele Vorteile mit sich bringt. Dazu gehören:

  • Passwortmanager-Tools
    Zum Schutz Ihres Business vor Datenklau, Datenverlust und möglicherweise nachfolgenden Ertragsausfällen und Vermögensschäden tragen Tools wie 1Password oder LastPass bei, die sichere Passwörter generieren sowie sämtliche Passwörter verwalten und mit deren Hilfe die Freigabe der Passwörter für die Mitarbeiter geregelt werden kann. Bevor Mann sich diese Unterstützung holt, kann Mann fürs Erste selber darauf achten, Passwörter aus mindestens acht Zeichen – am besten zufällige, bedeutungslose Kombinationen aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen – zu verwenden und diese regelmäßig zu ändern.
  • Master-Tool für Mitarbeiterkommunikation
    Möglicherweise wünschen sich Ihre Mitarbeiter ein Tool mit gängigen Social Features, das den Austausch und die Interaktion erleichtert und fördert. Bis zur Anschaffung einer Anwendung, über die Ankündigungen verbreitet, Informationen in Gruppen und Foren geteilt, Posts geliked und kommentiert oder private Nachrichten verschickt werden können, dürfen Sie als Jungunternehmer jedoch getrost noch warten.
  • Content und Social Media-Tools
    Die beste Reichweite für Ihre Aktionen, Angebote und Produkte können Sie mit Tools wie Buffer oder Hootsuite generieren, die Ihnen das Planen und Spielen Ihrer Kampagnen über mehrere Kanäle erleichtern und außerdem bei der anschließenden Kampagnenanalyse helfen.

Existenzgründung – Software, die Sie für später einplanen sollten

Zu der Software, die Sie sich dann zulegen sollten, wenn Ihr Business so richtig auf Erfolgskurs ist, Sie so effizient wie möglich wachsen und arbeiten möchten und womöglich eine ausgeprägte IT-Infrastruktur haben, gehört unter anderem ein Programm zur Netzwerküberwachung. Durch Software wie den Network Performance Monitor von solarwinds werden Netzwerkprobleme diagnostiziert und behoben und Netzwerkausfälle verringert. Besonders Unternehmen mit Online-Präsenz, die ein Netzwerkausfall während einer Verkaufsaktion schnell sehr viel Geld kosten kann, sind gut damit beraten, derlei Probleme zu vermeiden. Aber auch alle anderen Unternehmen sollten Netzwerkproblemen und -ausfällen vorbeugen.

Auch ein ERP-System (Enterprise Ressource Planning-System), das heutzutage in aller Munde oder besser in aller Business ist, lohnt sich erst, wenn Ihr Unternehmen schnell wächst, wenn die Vorgänge in Ihrem Geschäft immer komplexer werden, wenn Sie eine Internationalisierung anstreben und Sales, Marketing und Kundenservice noch weitaus besser zusammenarbeiten könnten und müssten. Ihre Komplettlösung für das gesamte Unternehmen, welche Beschaffung, Produktion, Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen, Vertrieb und alle anderen Teilsysteme vereint, sorgt dann dafür, dass alle Prozesse koordiniert ablaufen, nahtlos ineinandergreifen und sämtliche Abläufe zentral gesteuert werden können.